KASS文件管理系统大型集成应用案例
--中国国家标准化管理委员会

客户介绍

        中国国家标准化管理委员会(中华人民共和国国家标准化管理局) 是国务院授权的履行行政管理职能,统一管理全国标准化工作的主管机构。
        国务院有关行政主管部门和有关行业协会也设有标准化管理机构,分工管理本部门本行业的标准化工作。各省、自治区、直辖市及市、县质量技术监督局统一管理本行政区域的标准化工作。各省、 自治区、直辖市和市、县政府部门也设有标准化管理机构。国家标准化管理委员会对省、自治区、直辖市质量技术监督局的标准化工作实行业务领导。
        官方网址:http://www.sac.gov.cn

面临问题

客户面临三大方面的文件管理难题:

        1、内部员工文档管理平台,为国标委的单位内部员工服务。
        2、标准委员会文件共享平台,该平台为分布于全国各行业中标准委员会的四万个委员专家们提供服务,实现国标(GB)文件的制修订支持和管理功能。
        3、第三方应用系统文件存储平台,各种应用系统文件都分散在各自应用服务器存储,不能有效的安全管理,需要将各应用系统的文件集中存储及备份。

客户愿景

1、 内部员工文档管理平台

        ● 取代共享文件夹管理

        ● 安全集中存储

        ● 文件版本管理

        ● 文件快速查找与传递

        ● 手机/PAD访问

2、 标准委员会文件共享平台

        ● 行业/机构标准委员会文件管理

        ● 行业/机构标准委员会权限管理

        ● 高并发访问支撑(四万用户)

        ● 海量文件支撑(100TB以上)

3、 第三方应用系统文件存储平台

        ● 将多个第三方应用系统的文件统一存储

        ● 为多个第三方应用系统提供预览访问文件/搜索文件等服务(支持网页/手机等终端)

4、 客户为什么采用KASS+KFS

        客户通过严格筛选,从公司资质,技术力量,产品符合性,服务可靠性等方面进行了考核,最终选定由我司为其提供相关解决方案。
        就产品而言,客户针对我司的KASS文档管理系统、KFS分布式文件引擎系统进行了多方面的考核,最终采用KASS文档管理系统建设内部员工文档管理平台以及标准委员会文件共享平台,使用KFS进行所有系统的所有文件的集中存储。

系统架构

系统层次结构

        客户信息系统整体环境层次结构如下图:

        KFS文件引擎(分布式文件系统),为各种上层应用系统提供各种文件服务,包括文件存储服务、文件预览转换服务、文件全文检索服务等等。(上图蓝色部分)
        KASS文档管理平台,为最终用户(单位员工、国标委员专家用户等)提供文件管理平台,用户可进行各种操作、权限管理等操作。

系统部署拓扑

服务器环境

1、数据库部署环境

操作系统 Linux
数据库 Oracle
网络类型 千兆局域网

2、内部员工文档管理平台KASS管理系统部署

操作系统 Linux
数据库 Oracle
网络类型 千兆局域网
文件存储 KFS
用户数量 1000
机器数量 1台

3、标准委文件共享平台KASS管理系统部署

操作系统 Windows Server 2008
数据库 Oracle
网络类型 广域网
文件存储 KFS
用户数量 40000
机器数量 2台(集群)

4、KFS名称服务器部署

操作系统 Windows Server 2008
数据库 不依赖任何数据库
网络类型 千兆局域网
机器数量 2台(集群)

5、KFS数据服务器部署

操作系统 Windows Server 2008
数据库 不依赖任何数据库
网络类型 广域网
机器数量 4台

项目成果

门户网集成

        在国标委“全国专业标准化技术委员会工作平台”集成KASS文档管理系统《文件共享》

门户网集成

用户身份集成

        与UAC系统中的集成标准委的组织架构、角色、用户信息

用户身份集成

四万用户目录结构及权限管理

        为每个行业的标准委员会统一分配各角色的权限及目录管理

四万用户目录结构及权限管理

第三方系统文件集中存储

        为每个系统分配一个目录,并按指定的用户及权限进行文件存储

第三方系统文件集中存储

        例如,/mlxc 目录用于为美丽乡村应用系统提供文件存储及预览服务。

总结

        依托KFS文件引擎的分布式技术,成功为各上层IT应用系统(包括KASS)提供文件服务(存储服务、预览转换、全文搜索、海量文件管理等服务),成功实现大并发访问支撑,极大提高了整体系统的文件服务可靠性。开始软件凭借强大的系统功能支持满足了客户全方位的需求,实现了办公的现代化管理。
        非常感谢中国国家标准化管理委员会对我们的认可。

KASS文档管理系统大型集成应用案例
--西子奥的斯电梯

客户介绍

        西子奥的斯电梯有限公司(www.xiziotis.com)——世界第一电梯品牌奥的斯在中国最大的控股子公司,是中国绿色电梯第一品牌和中国最大的电扶梯制造商及服务商,是杭州市标杆企业。
        公司成立于 1997 年 3 月 12 日,由世界第一电梯品牌奥的斯电梯公司与中国电梯业最大内资企业西子电梯集团合资组建而成。发展至今,已经成为奥的斯全球新梯销售订单和产量最大的子公司,拥有 22 亿资产和 2900 余名员工。
        作为中国节能电梯领域的引领者和实践者,西子奥的斯以持续改进打造 360° 绿色价值链,为客户创造最大化价值。到 2009 年,西子奥的斯已经连续八年蝉联中国电梯市场前三甲;连续五年保持中国节能电梯市场第一位;2009 年有近 30000 台电梯及自动扶梯销售订单,产品覆盖全球 50 多个国家。

客户实施KASS系统前的IT环境

        在实施KASS文档管理系统前,西子奥的斯公司内部已实施多达二十套以上的IT应用系统,公司信息化程度非常高。
        公司已有门户网系统,用户通过门户网中的链接跳转至各个IT应用系统。
        公司用户组织结构统一在AD域中管理,其他IT应用系统与之保持一致同步。
        公司之前电子审批系统,审批通过后的归档文件放在“Windows共享文件夹”中进行管理。
        公司之前使用基于微软SharePoint平台二次开发的管理系统来管理质控文档,该系统将文件存储于数据库中。

公司主要存在以下文档相关的问题:
        ● 文档分散管理。有些文档采用传统的共享文件夹形式管理,有些文档采用SharePoint平台管理,有些文档缺乏管理。
        ● 文档权限缺乏控制。共享文件夹中的重要文档无法得到有效的权限控制。

西子奥的斯公司的需求

        西子奥的斯公司对于KASS文档管理系统的需求主要是:有效管理公司的电子文档、与其他系统作紧密集成整合。

文档管理方面的需求

        西子奥的斯在文档管理方面主要有以下几点需求:
        ● 集中管理电子文档。文件作为公司的重要知识资产,需要被严格的保全。但由于各部门采用不同的方式管理文档,部分员工的电脑中的重要文档也缺乏管理,因此需要将公司所有正式电子文档都进行集中的存储管理。
        ● 安全控制电子文档。需要防止因文档被非法使用而导致的公司资产流失。需要对文档的使用进行权限管控与使用日志追踪。
        ● 快速访问电子文档。越来越多的业务需要用到电子文档,用户需要更快更方便地查找与访问文档,从而有效提高工作效率。
        ● 将SharePoint平台中的文档迁移至KASS文档管理系统中统一管理。

系统集成方面的需求

        西子奥的斯公司需要KASS文档管理系统同公司现有的各IT应用系统进行集成:
        ● KASS同公司现有门户网的集成。用户可以在公司的门户网中通过链接直接进入KASS系统,而无须再输入用户名及密码。
        ● KASS同公司现有的AD域系统中的用户组织结构作集成同步。IT管理人员在公司的AD域中新增、移动、删除用户时,无需再在KASS系统中执行重复的操作。要求KASS系统中的用户部门组织结构同AD域中自动保持一致。
        ● KASS系统同公司现有电子审批系统的整合。电子审批系统中审批通过的文档被归档至KASS系统,可以在该系统中通过链接访问这些文件。在KASS系统中浏览这些归档文件时可以查阅到它们的高级属性(这些属性信息来源于电子审批系统)。

项目阶段

        自从2008年1月开始,西子奥的斯公司通过为期半年左右的产品选型及严格的系统供应商考核后,于2008年6月确定开始公司为其系统供应商,确定购买KASS文档管理系统(无限制用户)。
        整个项目的阶段性事件如下:

阶段 事件
2008年6月 西子奥的斯公司与开始网络有限公司达成合作合同。
2008年7月 需求明晰(双方详细沟通,明确了解客户的系统集成需求和功能定制需求,了解客户的现场IT应用环境,形成明确的需求分析文档)。
2008年8月 开始网络项目组完成定制功能开发,准备进入项目实施阶段。
2008年9月
-2008年12月
系统实施阶段。部署实现KASS系统与AD及门户网系统的集成整合,实现KASS系统与电子审批系统的文件整合。协助客户将之前存储于Sharepoint系统数据库中的文件迁移至KASS文档管理系统,协助客户将各部门的文件导入至KASS,协助客户规划及分配好文件夹权限。协助客户建立标准规范的文档管理制度。
2009年1月 进行并通过项目验收。
2013年3月 开始网络为客户提供KASS文档管理系统大版本升级服务(由企业版升级为平台版产品,执行系统集成与数据迁移等)。
2009年2月
至今
项目维护阶段。
开始网络持续为西子奥的斯公司提供可靠的软件系统年服务保障。
期间西子奥的斯公司的电子审批系统及AD环境有过升级,开始网络的项目维护工程师第一时间响应客户的需求变更,为客户进行KASS系统的同步变更调整

KASS系统运作现状

        截止2013年10月,KASS系统已在西子奥的斯公司上线运作达五年以上。系统中的用户数多达3000以上,系统中的文档数量超过百万,上下班时高峰期并发使用系统的用户达到500+以上。
        服务器配置如下:

型号 惠普 DL 380 G5
CPU Intel Xeon 5130*1
内存 8G (4G*1+2GB*2)
操作系统 Windows 2003 Server

下图为KASS系统的主界面:

下图为KASS文档管理系统的庞大用户数(数据来自2010年,当时系统已达2000以上用户规模):

KASS系统同其他系统的集成

KASS系统同门户网的集成

        下图为门户网中的KASS系统链接:

        用户可以通过点击门户网中的链接直接跳转至KASS文档管理系统,而无须再次输入用户名密码。

KASS系统同CA电子流系统的集成

        电子审批系统中审批通过的文档被归档至KASS系统,可以在该系统中通过链接访问这些文件。在KASS系统中浏览这些归档文件时可以查阅到它们的高级属性,例如:实施日期、更改内容等。
如下图所示:

总结

        截止2015年,开始网络已为西子奥的斯公司提供长达七年的持续高品质文档管理服务,系统中的用户数多达3000以上,系统中的文档数量超过百万,上下班时高峰期并发使用系统的用户达到500+以上。开始凭借强大稳定的技术和服务赢得了西子奥的斯的公司信任!

KASS文件管理系统大型集成应用案例
--江苏牧羊集团《农牧行业》应用案例

客户介绍

        牧羊集团有限公司经过40多年的发展,现有员工4000人左右。现已开发研制了各种性能优越的饲料、粮食机械产品100多个系列,600多个品种,可以承接从普通畜禽饲料到高档水产膨化料的各类饲料成套交钥匙工程,充分满足了用户的需求。特别是在牧羊的新产品中,被评为国家级高新技术产品的有18项、国家级重点新产品有16项,承担国家火炬计划项目7项、省级火炬计划项目6项,获省部级以上科技进步奖18项,拥有国家专利400多项,其中申请国外专利8件。几年来,先后被评为国家重点高新技术企业、江苏省高新技术企业、全国专利工作先进集体、全国饲料行业科技进步先进集体、全国饲料工业三十强企业、江苏省知识产权重点保护单位。目前,牧羊被国家饲料工程技术研究中心认定为饲料机械研究基地,成功获准筹建全国饲料机械标准化技术委员会以及江苏省现代饲料加工装备工程技术研究中心。
        2014年为配合习主席出访,切实推动双边务实合作向更大规模、更宽领域和更高水平迈进,中国政府邀请了企业代表随团前往南美各国。牧羊有限公司董事长李敏悦先生作为国内优秀企业家的代表,也随团出访。

案例简介

        上海开始网络非常荣幸为中国第一全球前三的农牧行业领袖公司江苏牧羊集团提供长达六年的文件管理服务。牧羊集团是属于农牧行业的全产业链研发型技术驱动服务性企业。
        牧羊集团在信息化推进发展过程中,研发部门意识到文档管理的改善进程是非常迫切的。产品资料,研发文档生产资料、项目文档、日常办公文档等文档资料都分散存放在各自电脑上而不能得到有效保障和高效利用,后来采用了共享文件夹方式进行管理但是依然存在很多问题,例如:车间使用的生产资料可能不是最新版的,修改过的文件没有及时通知。跨区域或跨部门调用文件不太方便,并且权限不能得到有效的控制等。如果继续选择忽视这些文档管理的问题,很可能会导致一些严重的后果。
        牧羊管理人员在内部提出“传承”管理思路:“管理传承,数据传承”。这与KASS文档管理系统核心理念非常一致:
        ●不因人员交替而影响文件管理方式
        ●不因人员流动而导致数据流失
        ●不因操作不当而导致数据损坏
        ●不因硬件问题导致数据丢失
        ●不因软件问题导致数据丢失
        ●不因调阅不当而导致严重后果等等
        双方沟通过程中逐渐发现了这些一致的文档管理理念。牧羊集团也在内部组织各业务人员评测了业内多家专业供应商提供的文档管理系统,从产品易用性、管理规范性、功能多样性、性能可靠性、服务响应速度等多方面进行了全方位测试,KASS文档管理系统的完美表现脱颖而出,牧羊人非常认可KASS文档管理系统的权限体系、2D/3D图纸安全预览、数据收集策略、数据安全存储、文件备份、系统恢复、产品开放性等功能,最终确定使用KASS文档管理系统帮助其搭建规范的文档管理体系。
        研发部门2008年开始正式使用KASS文档管理系统,并于2010年推广至全公司使用。系统部署六年以来运行稳定可靠,升级维护简单,全方位满足了牧羊集团对于文档管理的要求。上海开始软件还凭借优质的售后服务,指定技术专员为牧羊集团提供咨询,远程、电话、邮件、即时通信等服务,以及每年的现场拜访及维护性工作。目前开始软件已入选为牧羊集团优秀软件供应商,成为长期合作伙伴。
         通过引入开始文档管理系统,牧羊集团成功搭建企业文档集中管理平台,内部文档管理井然有序,让知识更好更安全的传承下去,助力企业高速发展!

客户点评

        “缔造系统价值:系统最优,才能整体稳定,我们始终践行。从咨询到规划到安装调试,一站式服务,全程安心。”这是牧羊人一直恪守及执行的服务方式,开始软件也让我感觉到这种安心的服务方式。
        六年的开始文档管理系统使用情况来看,我们的要求在提高,开始也在不停的进步更新。在使用上基本达到了我们之前规划及要求,虽然某些地方还有进步的空间,总体来说是符合我们的要求的。开始软件帮助公司建立了统一文件访问的平台,让文件的访问不再受时间、空间上的限制。文件使用上打破了传统的混乱、低效、泄密等问题。
六年的开始文档管理系统使用情况来看,我们的要求在提高,开始也在不停的进步更新。在使用上基本达到了我们之前规划及要求,虽然某些地方还有进步的空间,总体来说是符合我们的要求的。开始软件帮助公司建立了统一文件访问的平台,让文件的访问不再受时间、空间上的限制。文件使用上打破了传统的混乱、低效、泄密等问题。
        希望开始文档管理平台让更多的企业单位文件数据更好更安全的传承下去。

牧羊集团研发中心倪永东
2014年11月

阶段 事件
2008年05月 初次沟通进行调用需求调研
2008年10月 研发部梳理管理思路并形成制度
2008年11月 签订合同
2008年11月 系统上线,与泛微OA等系统进行系统集成(组织机构及用户信息同步),初始化导入相关文件等数据
2008年12月 研发部培训及上线推广
2010年4月 集团公司培训及全公司使用
2014年10月 试点多地区子公司与集团公司总部的混合云及智能文档管理方案
2011-2014年 定期回访及现场交流

登陆界面

系统截图

用户结构

海能达

海能达介绍

        海能达通信股份有限公司(股票代码:002583.SZ,原深圳市好易通科技有限公司)是全球领先的专网通信解决方案及设备提供商,专注于为政府与公共安全、公用事业、轨道交通和工商业等用户,提供恰如所需的专网通信产品、服务及通信解决方案,提高应急通信与指挥调度能力,促进通信与管理的融合,提升组织效能。在中国,公司市场占有率本土品牌排名第一;在全球,公司产品出货量排名第二。

面临的问题

        一、目前,海能达的产品已遍布全球 120 多个国家和地区,公司逾7成营收来自海外,已在全球设有近 30个分支机构,但是公司内部的资料传输仍然使用的是FTP服务器形式,文件传输速度缓慢,影响了国内与海外各个分公司之间的协作效率。

        二、公司的产品种类和客户数量不断增长,在与客户之间的沟通来往中需要传递大量的产品资料,使用传统的ftp、邮件等方式不仅速度缓慢,而且管理不便,无法做到信息的及时更新与跟进。

        三、销售人员在进行客户拜访时,通常使用加密U盘来携带产品、合同等重要数据。不仅安全性不高,具有资料泄露的风险;而且十分不便,U盘容易丢失或损坏。

        四、公司引进了最新的理光打印扫描一体机,但是无法对企业现有IT系统内的文件实行统一的输出管理。各个系统文件仍分散存储于各个系统之内,缺乏集中存储管理。

        五、公司已有的内、外网无法做到文件资料的的有效隔离,外部客户与内部员工在登录系统时无法快速、准确的找到所需资料。同时,对于需要外部共享的文件资料缺乏统一管理,存在内部数据泄露的风险。

为什么选择开始网络?

        为了解决公司的文档管理问题,海能达深入考察了国内外多种文档管理系统,最终选定了由开始网络提供的企业文档管理解决方案。开始网络自主研发的KASS文档管理系统,在系统的安全性、稳定性、功能性、易用性和扩展性方面均有着优秀的表现,拥有国标委超4万用户的大型成功部署经验。同时,开始网络完善的服务体系也是海能达在众多选择中选定KASS的重要原因之一。

解决方案

        ●  搭建支持万级以上用户的KASS文档管理系统,提供TB级海量存储空间,支持局域网、广域网分布式部署,支持高并发,提高国内外各分公司之间的协作效率。

        ●  系统采用B/S架构,支持Windows、Linus等系统,支持http访问,兼容所有主流浏览器。同时支持通过移动终端使用,支持手机/PAD网页方式访问,搭建专用访问界面。

        ●  使用KASS文档管理系统取代FTP服务器,可以将系统内文件形成外链发给系统外用户,支持文件加密预览,在公司与客户之间实现安全、快速的资料传递。

        ●  建立企业专属文库,收录公司所有外部分享资料。企业不再需要通过QQ、邮件等形式群发资料,客户、合作商可以通过外部网络直接登录到企业文库,及时获取公司产品的最新资料。

        ●  设置多种权限组合,针对部门、项目组、人员等分别进行授权,对文档的权限管理精确到单个操作,如上传、修改、下载等。支持权限授权和黑白名单机制,权限设置有详细的日志可以追溯,避免权限失控发生。

        ●  系统组织结构与OA、AD域等进行集成,实现同步自动更新,可以在OA中直接登录到KASS文档管理系统。同时完美集成“理光一体机”,可以将外部文件直接扫面至系统内,方便存储与使用。

        ●  支持内外网用户区别登陆,外公司内外网用户搭建不同的登录界面,根据网络IP与权限差别访问系统。同时,定制外网IP登录的UI界面,实现内外网的有效分离。

        ●  KASS系统提供多种语言支持,包括简体中文、繁体中文、英语、日语、法语及各种常见语言扩展包,满足企业的全球化发展需求。

项目实施

        在项目实施期间,开始网络的技术团队通过实地、远程等多种方式,持续不断的为海能达提供最完善的服务。

        图为开始网络资深项目工程师在海能达学院做人员培训。

以下为项目成果的部分截图。

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