开始云客户案例|太平鸟集团档案管理方案

发布于:2016-11-04 16:46 来源:开始云 点击:
文档管理系统
 
  致力于企业创新、时尚魅力的太平鸟,是一家以服饰品牌的创意、设计和营销为产业核心,同时发展汽车商城、供应链管理、商业投资为一体的多元化企业集团。公司创业始于1989年,“太平鸟”品牌创建于1996年。目前集团共有10000多名员工,2015年集团实现经营收入169亿元,实现利税15.6亿元,是一家有着“全国服装企业前10位”,“全国民营企业500强”、“浙江省百强私营企业”等荣誉的企业。
 
  “档案管理”需求的延伸
 
  太平鸟集团是一家规模庞大且有着深厚品牌底蕴的集团公司,它非常重视整个公司管理体系的完善、公司的信息化程度以及企业知识内容的沉淀。企业运营管理规范,通常以文件为载体而呈现给企业管理人员、员工及外部受众。为此太平鸟集团需要一套强大的文档管理系统,将内部“文件”的流转管理起来,在这方面,太平鸟集团从“档案管理”需求开始延伸,希望将各部门的文件均管理起来,并有着以下需求:
 
  人员调岗或变动,档案仍可完整保存;
 
  明确界定需列入档案管理范畴和档案目录;
 
  档案管理的密级,管理权限、利用权限的制定;
 
  希望可以多组织档案知识类培训;
 
  纸制版档案存放空间不足,需增加更多的存放空间;
 
  工程部项目开始后,会产生大量的资料,有些资料文件直接牵涉到项目进度及成本控制,建议配置专门的资料管理员,岗位定位为工程部助理;
 
  方便员工查找资料,有对接人员,档案室有各方面资料、数据报表总结、大事件等;
 
  公司应有专业的档案室场地和必要的设施及保护设备保管档案。
 
  为帮助太平鸟集团建立一套具有针对性的文件管理体系,开始云对太平鸟集团各板块档案相关的业务流程进行了梳理,发现各个部门需要被管理起来的文件类型众多,如:
 
  行政部文件类型:合同、报告、函件、公文、通知、会议纪要、ppt 、公司资料含三证、专利商标、奖项、客户资料、制度、决议;
 
  人资部文件类型:人事档案、劳动合同、补充协议、培训协议、人才库资料、培训课件;
 
  审计监察部文件类型:审计书、审计报告,意见、审计证据资料等;
 
  财务部文件类型:凭证、发票、纳税申报表;
 
  企划部文件类型:图片资料、视频资料;
 
  业务部文件类型:招标文件、合同、签收本、联系单、审批意见、图纸、设计变更单、政府批文、证件、服务公司的函件、催款资料、商户申请资料、业务审批单、借据、权证、需求分析表、说明文档、设计稿、产品资料、质检报告。
 
  同时,了解到太平鸟集团常有因人员流动、文件交接手续不严格而造成档案丢失的事情发生。通过内部调研,因为没有统一的档案管理系统,由员工自行保管文件,造成文件丢失占比达30%。在档案管理上,按相关制度整理纸质档案的部门占比70%,按领导要求整理的部门占20%。可见,企业建立相关制度对“文件”进行统一管理非常重要。
 
  完善管理制度,集团推“文件管理”解决方案
 
  开始云对于企业内容管理有着成熟的解决方案,针对太平鸟相关问题,帮助太平鸟集团总部与各分公司对线下流程进行梳理,并按就近原则(就地原则)对纸质文件进行电子化处理归档。同时,以组织架构和文件分类两种维度进行目录框架规划设计,各分公司及部门配套档案制度的落地。
 
  开始云KASS企业内容管理系统可为太平鸟集团提供一站式的文件安全存储、删除恢复、在线预览、多维搜索、编辑分享、移动办公、权限及版本管理能力。太平鸟集团庞大,下设行政人事中心、法务管理中心、资金管理中心等管理中心,并在三方大厦、古林、银亿大厦设有子公司,通过开始云提供的“文件管理能力”,在完善“档案管理”的同时,加强总部、各管理中心以及各子公司之间的数据交换与信息同步,让子公司文件可以及时上传到总部,而总部文件可以快速流转到各个子公司及相关部门。
 
  统一安全的文件存储,实现太平鸟集团文件的统一管理与调配共享;文件承载的是集团的管理体系、知识的沉淀,做好文件管理,是太平鸟集团完善管理制度重要的一环;
 
  为了形成相应的归档制度,借阅与归还制度。开始云为太平鸟集团设计了规范的归档流程体系、文件名称与编号规则,运维制度等。归档流程体系如下:
 
 

 
  可按照各管理中心、子公司及部门、业务类型等纬度自定义文件管理目录结构,明确文件编辑、修改、预览、分享等权限,防止重要文件被篡改或者被泄露,尤其公司重要设计文件,有被抄袭的风险。
 
 

 
  可随时上传,实时更新文件资料,确保总部与各子公司之间的信息同步。方便总部快速调取子公司资料。基于“文件”的共享与交流,也能让集团获得运营效率的提升。
 
  在线编辑、更新修改、预览,版本管理、评论批注、外链分享、消息提醒等,让员工办公更加简单便捷。
 
  系统所有文件操作和管理均会被日志记录,可定期通过报表随时查阅。同时,可视化图形报表能实时显示太平鸟集团各子公司文件上传比例和企业文件增长情况,直观了解企业文档财富。
 
  在实施的过程中,该方案先在太平鸟集团行政部局部运行,已确保线上能流程正常流转。目前已通过行政样板部门,辐射集团其它部门,通过系统集成,已让太平鸟集团终端使用用户平滑过渡,便捷登录各种移动终端进行操作与查询。
 
 
 

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