教育行业|学院文档管理与专题知识库建设方案

发布于:2016-10-12 15:30 来源:开始云 点击:
文档管理
 
  互联网时代,国内外在线教育行业风起云涌,Coursera、网易在线、腾讯课堂等在线教育平台正影响着教育行业的方方面面。而全日制教育也需要在不断提高教育质量的同时,吸取在线教育的精华,从各层面升级校园内部的教学模式。
 
  目前,全日制课堂教育正逐步转换成线下线上同步交叉式教学模式。即教师在授课前准备相关微课材料发布到网络,学生通过预习、在线学习、课堂面对面主题讨论以有效提升学习效果。如此,在一线师生每天生产和分享知识的过程中,知识文档和用户信息形成了巨大的文档信息流。随着纸质文档电子化的发展,教育行业亟需一站式的文件内容管理解决方案和管理规范,以实现文档的便捷电子化、知识分享的安全,以及保证工作的高效。
 
  此时,由学院或课题组持有和内部使用的专题知识库成为当前阶段校园信息化学院层面的亮点建设工程。
 
  文档管理与专题知识库建设难点
 
  目前,高等教育学院文档数据,如一些重要的教学资料或科研数据,均以文档、图片、音频或者视频的方式存在,并且散落在每个学生、每个教研室甚至每个老师的存储设备上。考虑到文档所有权及安全性等因素,这些文件数据上网困难。如使用传统的FTP、共享文件夹、云盘等知识内容管理手段,其安全粒度太粗(有账号所有资料均可使用),无法保障教学资料安全。
 
  此外,学校、教师、学生个人之间缺乏快速高效的交互平台。分校、跨学院、跨专业之间存在信息不对等,教学资源难以得到有效利用,资源共享和查找资料低效。在整个文档流转的过程中,其审核不规范,版本控制缺失容易导致教学文件版本的不可追溯,教育文件的日志详情也无法一一查看。
 
  文档管理与知识库建设解决方案
 
  KASS企业内容系统,以合理机制辅助学院和课题组,为打造知识库提供海量文档存储和管理的数据平台,让知识库的建成更高效。具体方案如下图:
 
 

 
  通过KASS企业内容管理系统,教师可以统一对教学文档资料以及其它资料(图片、音频、视频等)进行一站式管理,彻底解决教育行业文档资料内部使用和分享的难题。
 
  三重安全保障
 
  在安全层面,KASS企业内容管理系统主要从文档加密、数据备份以及权限分配予以保障。
 
  文档加密存储:避免外部人员非法盗用教学资料。开启文档存储加密后,上传到系统的文件均被加密后存储在系统中,一旦教学资料被非法窃取,在其他设备中无法打开。 数据自动备份:支持自动备份数据库和完整数据备份两种方式,充分保证内部核心数据的完整和安全。当文档或硬盘因人员误操作或病毒感染等原因导致破坏时,可以利用完整备份的数据在第一时间进行恢复。
 
  权限分配:可对内部师生进行权限分配,进行多维度多层次的权限管理,保障各教育人员在职能明确的分类下,根据相应的权限进行文档管理。如对文件夹和文件独立授权,对院系、部门、个人颗粒化授权等。在保障文件安全的基础上,保证文件的合理灵活使用,提高工作效率。
 
  丰富的模块与功能满足文件管理需求OCR识别:支持OCR识别系统,可以通过扫描集成,快速识别文字图片等纸质文件,并根据指定规则智能分类,帮助教育行业实现电子信息管理,减少人工错误和工作压力。 远程沟通:教育人员可通过浏览器真正实现跨区域教学,资源共享便捷,使教学不受时间和地点的约束。 强大的搜索引擎:KASS企业内容管理系统拥有强大的搜索引擎,能帮助师生快速精确查找所需的文件,还可按照时间、类别、标签、文件位置等方式进行访问。同时支持模糊智能搜索和不同筛选条件的搜索,能帮助教学人员快速找到所需教学资料,进行实时沟通。 明晰的审批流程:通过系统内部构架,可进行线上审批。配套的电子签章,短信功能等加快了文件的流转速度和工作审批的进程,真正实现无纸化教学办公。 日志报表:系统自动记录所有教学成员的文件操作记录及管理日志,可随时查阅监管,信息数据一键掌控。
 
  学院知识库效果如下:
 
 

 
  采用KASS企业内容管理系统建成的知识库支持交互式教学,文件资源存储在校园局域网内部,能有效支持上课时并发访问,减少对外网的依赖,保证上课的可靠运行。知识库的建立,让学员专业知识提升不再困难,换教师后文档仍然保留,学员之间内部协作分享也更加方便。
 
  目前,国内倍受家长信赖的个性化教育连锁集团上海精锐教育,9个校区均使用了KASS企业内容管理系统保护其核心资源。其中,文档权限、详细操作日志及统计功能,有效保证了教材只在内部分享使用而不流失。此外,教育界一流的上海交通大学风电研究所,也早在2014年便利用KASS企业内容管理系统安全可靠的分享机制,让内部成员享受到了更好更快速的资源分享方式,让大家有更多的时间用于科研工作,巩固团队的科研领先地位。
 
 
 
 
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