医疗产业三大文档管理应用场景及解决方案

发布于:2017-02-15 13:40 来源:开始云 点击:
  文档管理系统
 
 
  据IDC报告《中国医疗IT解决方案市场2013-2017年预测与分析》数据显示,预计到2017年,仅医疗行业IT花费市场的规模将达到336.5亿元,2012至2017年复合增长率为14.5%。政府会继续推动医疗改革的深入发展,中央和地方政府对医疗信息化的投入会不断增加。
 
  在医疗产业信息化建设持续升级的过程中,文档管理属重要的一环,相关应用正逐步被医疗行业解决方案提供商、制药行业、医院设备档案管理等行业所重视。那么,在这几大医疗行业,它们面临着怎样的文件管理难题,开始云又有怎样的解决方案呢?
 
  医疗行业解决方案提供商文档管理应用
 
  医疗行业解决方案提供商为了高额利润,需要面临高压。因此,它们需要充分利用技术优化资源利用,提高应变能力。建立以文档管理为中心的企业管理新机制,加强各部门、企业内外部之间的信息化交流,促进管理创新,提高新产品开发的速度,可提高竞争力。但是,目前医疗信息化建设过程中,文档管理还存在着一些问题:
 
  缺乏统一的文档过程管理
 
  日常管理过程中积累了大量的文件(非结构化文档),如日常公告、技术研发资料、测试文件等,这些文件是企业重要的资产,有些甚至是核心机密。目前这些文件还无法形成规范的知识库沉淀下来被合理利用。
 
  内部知识与业务断链
 
  一些文件分布在OA、CRM、邮箱、财务等业务系统中,分散作业和管理阻碍了业务的发展,用户的身份、资源、以及管理在多个平台中很难完成高效的信息对接和上传下达的管理模式。这样会带来效率以及决策上的问题,如:
 
  合同评审、报价和报期应答缓慢且易出差错。
 
  文档管理薄弱,决策缺乏必要的业务数据支持,不能及时获取所需信息,无法实现决策科学化。
 
  生产制造业务未能与财务成本管理业务集成,对物料、工时费用等综合控制管理能力较弱。
 
  QA、QC无法深入到生产经营的各环节体现生产出质量的管理理念,避免意外损失。
 
  信息沟通的协作不够便利
 
  不同数据由不同部门管理,信息无法共享,不能保证数据完全正确、及时。做为一个研发生产单位,跨部门交流对信息的沟通提出了更高的要求,信息传递的及时性以及便利性成了提升工作效率的瓶颈。
 
  核心数据安全无法保障
 
  传统互联网环境,通常用QQ、MAIL等方式进行数据交互,这种共享机制会对速度造成影响。此外,设计、研发和生产对数据安全要求非常高,当人员外出,出现跨地域的情况,信息沟通和分享无法有效的管理和控制,数据安全存在诸多隐患。
 
  根据医疗行业文档管理现状,开始云可为其实现如下功能:
 
  个人网盘:可对多个用户、多个部门进行个人网盘容量大小的统一设置;
 
  消息通知:可使用邮件进行流程的审批消息通知;
 
  自定义界面风格:根据公司系统风格进行调整;
 
  批量下载:可展示批量下载的详细信息,进行预警,提示管理员/部门管理员;
 
  文件日志报表:部门管理员的权限分明,文件夹范围分明,只能查看所管辖文件夹或文件的日志(全局管理员可查看所有);
 
  数据分析:实时展示系统的内存/硬件等使用状况、文件的历史访问记录、归类热门文件和冷门文件等,此外,更新日志需要审计(每人每天下载了多少文件),所有行为都被跟踪;
 
  系统集成:与现有信息系统进行集成。
 
  制药行业文件管理应用
 
  制药属医疗产业链里面倍受重视的行业,其高投入主要花在新药研究与开发上。然而,国内外各类质量法规对药品质量相关的数据、记录和文件的完整性、真实性、可追溯性都提出了非常严格的要求。
 
  新药从研制到用于临床试验,生产期间会产生大量的文档资料、生物数据、分析报告等。因此,帮助对所有的文档资料进行统一高效的管理,保障医药文件的安全,降低泄密损坏等风险,通过信息化管理提高企业的生产力与管理水平,帮助把关药品质量。
 
  目前制药行业存在的文件问题:
 
  销售与仓库、财务部门间信息沟通不畅,获得市场信息无法及时传送到企业知识体系中;
 
  合同评审、报价和报期应答缓慢易出差错;
 
  缺乏科学的供应商管理机制,物料采购信息缺乏严格监督和审核;
 
  车间生产作业计划下达渠道存在“短路”情况,生产作业计划完成情况不能迅速掌握,对供应商催货应答速度不够及时;
 
  缺乏有效手段管理质量,易出问题且追溯困难,造成成本增加;
 
  库存数据不准,产品结构资料不全,物料的配套性差。
 
  开始云可帮助制药企业管理从供应商至客户所有环节(采购、仓储、生产、质检、运输、销售等)所产生的文档,提供如下解决方案:
 
  严格按照GMP规范,强化药品生产车间流程化的管理,加强对药品的质量监控,规范车间生产过程中的配方正确;
 
  对销售报价、合同、仓库发货、退货等资料进行管理,可为计划、采购、仓储系统提供完整全面的数据源信息;
 
  在供应商较多的情况下,对物料品种规格进行管理,为采购作业控制提供依据;
 
  市场部门药品包装、说明书等宣传资料管理;
 
  对每种药品建立完善的药品质量档案,提供产品简况、质量标准、产品稳定性考察、历年生产及质量情况、质量事故等质量档案,便于查询、参考和考察药品质量;
 
  对所有文件进行权限分配和管理,确保所有核心重要资料的安全;
 
  自定义划分目录结构,如根据部门、标准化资料进行内部业务授权,普通员工可自建目录为自己的文档备份;
 
  文档的审核和协同,可启动工作流程申请发布,指定审批人(可对文件进行查阅或修改)。
 
  医疗设备档案管理应用
 
  医疗设备档案是指在从申请、论证、购买到报废整个过程所产生的各种载体资料,包括文字、图纸、照片、光碟、软件包等。为了确保这些资料的真实完整,为领导和专家论证提供设备引进或更新的论证材料,同时为设备的使用和维修、保养提供依据,避免不必要的支出,建立医疗设备档案管理规范具有非常重要的意义。
 
 
文件共享
 
  医疗设备档案的归档内容主要为设备申购过程形成的管理性文件和设备运行过程积累的文件。这些资料一般按年度归入设备档案。
 
  随着设备从申购到安装使用,相应的材料由设备管理人员做好档案的收集整理工作,再移交医院档案室。同时将有关材料复印下发有关使用科室,让各科的设备操作者都了解设备档案的归档内容和要求,使之配合档案部门,做好资料的归档工作。
 
  目前面临的文件管理问题:
 
  医疗设备众多,从申请采购到报废过程复杂,文件资料类型众多,难管理;
 
  纸质操作文件在各科之间流转速度慢,培训效率低下,易丢失;
 
  设备资料文件,出现故障时,因资料不完整导致维修困难;
 
  设备资料文件管理的任意管理,会导至查找不方便、盲目性等缺点;
 
  各项操作记录、维修记录保存分散,不方便查阅。
 
  为了建档的完整性,在设备购置前必须获取全面的资料。从设备论证到开箱验收的整个过程中,要注意技术资料收集齐全。
 
  开始云提供如下解决方案:
 
  设备档案全面智能地管理,从手工记帐静态管理向计算机智能化动态管理模式转变;
 
  可根据时间、金额、类别等信息检索;
 
  当医疗设备到院后,档案管理人员和设备维修人员共同开箱验收并快速填写验收报告,登记建档;
 
  将档案定时分类上传网络,使不同部门能够及时、方便地查询医疗设备的原始档案和相关资料,随时掌握全院医疗设备的运行动态;
 
  提供文件统计报表,及时向医院管理层提供科学的分析报告,为医疗设备合理、高效使用、维修、保养、科学管理及计划引进、合理选型提供依据。
 
  以上为开始云在医疗行业服务过程中对于文件管理应用场景的总结。开始云可为医疗行业提供文件管理能力,帮助其丰富业务系统,通过信息化技术手段,建立安全的文档集中存储和信息交互平台,保障内部知识的安全性。相信合理的文档管理水平,能优化其内部管理,从而助力于现代医疗行业的发展。
 
 
 
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