怎样的文档管理软件是比较科学管理文档的呢

发布于:2017-02-06 15:55 来源:开始云 点击:
  在当今经济发展的环境下,很多公司在发展壮大过程中投入了很多的人力,物力,资金,形成了具有相当竞争优势的核心知产。随着公司信息化建造和电子商务时代的到来,核心知产大多以电子文档的方式存在,保护这些电子文档即是保护公司核心竞争力。因此就需要一款文档管理软件来帮助公司保护好这些电子文档,那么,怎样的文档管理软件是比较科学管理文档的呢?
 
  (一)文档加密存储,安全共享
 
  文档管理软件具备出色的文档加密存储功能,针对广泛使用的Word和Excel文档,实现高强度自动加密,文档只能在企业网络环境内使用。无法被非法拷贝或打印,一旦离开企业网络环境将无法被打开。文档创建者或管理者有权决定不同的文档共享给哪些不同的用户,没有权限的用户无法打开共享文件。
 
  (二)文档防泄密,防拷贝,防打印
 
  文档管理软件基于文档安全本身考虑,不同的用户可以有不同的权限:用户是否具有编辑修改的权限,用户是否具有打印拷贝的权限,用户是否具有只读查看的权限,用户是否具有另存文档的权限。在真正意义上实现文档防泄密,防拷贝,防打印。
 
  (三)版本追踪,协同编辑
 
  企业每个部门每个员工机每天会产生无数文档,有的正在编辑,有的已经完成初稿,有的已经被送进回收站,在讲究办事效率和互相合作的办公大环境下,如何在短时间内向上司提交一份完善的文档在竞争激烈的商业中显得举足轻重。一个文档在很多情况下都是多人同时使用,甚至编写、更新,比如一些项目文档。随着文档的一次次更新,你发给我,我发给你就变的相当频繁。这些过程如果没有一个好的文档管理文档管理小常识办法,就容易在很多环节上出错,又因为没有文档的操作记录,最后导致错误的责任互相推诿。这样就不但影响了团队合作的效率,设置会给团队工作带来极大的障碍。因此,行之有效的文档管理文档管理常识须知解决方案也应充分考虑如何促进协同工作,提升工作效率。
 
  
    (四)支持海量文档快速定位
 
  如果企业的绝大大部分文档都是分散于各个员工的电脑里,那么文档丢失的风险是相当大的。因为文档的分散,对于企业员工获取文档、信息,也带来诸多的不便,有些文档可能不知道该问谁要,或者某人出差、请假等,都将使得没法快速便捷地获取文档,影响工作效率,对工作带来不便设置阻碍。因此,建立企业的中央文档数据中心是相当有必要的。
 
  如何选择科学的管理文档的文档管理软件?归根结底是要考虑是否能满足企业文档管理知识大全需求。对基本文档管理系统功能需要做得足够好,软件设计人性化,便捷、易用,不能让软件成为工作的负担。
 
 
 
 
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