文档管理软件应有哪些特色功能

发布于:2017-01-18 16:17 来源:开始云 点击:
  很多文档管理软件的文档管理功用是菜单化、单独上传文档、进行归类存储的方法,这种方法只能保存文档本身,但不能记载文档的产生原因和过程,而且文档的版别紊乱。文档分类管理不但能够按项目、用户、群组进行分类,还能够加“标签”全体办理这些文档,构成公司知识库。
 
  1.丰富的文档信息
 
  1)呈现文档列表,文档名称,文档所有者,文档上传时间 等信息。
 
  2)设定文档的查看权限:文档的查看有五种权限 ,包含公开、项目参与者可见、任务参与者可见、事件参与者可见、私人文档,以此限定文档查看人数的范围。
 
  3)记录文档的查看记录:被查看次数、查看时间、查看者姓名等信息,直观掌握文档是否被关注过及被哪些用户查看过。
 
  4)生成文档编号呈现文档的位置:通过文档的位置(如P6-T28-E349)可以看出该文档是在项目创建时上传,任务创建时上传,还是汇报工作发表事件中上传。
 
  5)形成文档的场景还原:不仅可以下载文档,查看文档内容,还可以了解文档的产生过程或所得到的评论。通过点击位置编号,进入到该文档的事件中查看细节,可直接查看到文档产生的过程,事件记录的前因后果,还原场景。
 
  2.文档分类管理
 
  1)提供从全局查看文档的数据信息,如个人所有权限查看的文档数、个人上传的文档数等。
 
  2)将文档按不同属性分类,如按部门用户分类、按部门项目分类、按群组分类,通过对文档的分类能够快速找到需要的文档。
 
  3)标签功能,为文档添加标签,创建企业的知识库。
 
  4)提供搜索功能。
 
  开始云,成立于2006年,是国内首家专业的企业内容管理云端解决方案提供商。从PC时代一直到移动办公时代,开始云的产品与服务始终紧紧把握时代潮流,顺应客户在不同阶段的需求变化,及时作出创新改变。我们坚持产品创新与技术突破,确保产品的先进性与适用性,为客户提供最专业最全面的文件管理解决方案,为客户创造更大的价值。秉承“开启知识传承,始于文件管理”的核心产品理念,我们自主研发了KASS企业内容管理系统、KFS私有云存储系统、开始文件盒子、开始智能云盘等核心产品。
 
  其中,开始云KASS企业内容管理系统已经发展到了第四代产品,围绕文件使用场景,在文件存储备份、传输、搜索、版本管理、权限设置、流程审批、在线预览、外链分享等功能上,都有很好的创新与突破。基于KASS企业内容管理系统,能够帮助企业搭建统一的文件管理平台,集中管理所有文件,进行多重加密与备份,对所有资源进行有效整合利用,同时降低文件的泄密、损坏等风险,保障文件的安全。同时,支持移动办公场景,连接多种终端设备,让工作无限续航。
 
 
 
 
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