企业电子文档管理存在着哪些问题

发布于:2016-11-21 17:27 来源:开始云 点击:
  虽说很多企业告别了传统的纸质管理时代,但是在电子文档管理上还是有很多不完善的地方,那么电子文档管理还存在哪些问题呢?
 
  (1)没有保存文档的意识,文档原稿的修改随意性大。在计算机上起草和撰写文件,这是当前办 公室工作的常事。但是,如果一旦将文件从纸上打印出来后,电子文档就会常常被忽略,多数文档被删除。另一方面,很多企业没有采取很好的措施来保护文档,有些职员甚至对原稿内容进行随意的增写、删除和修改等操作,使文档底稿的内容发生不断的改变,失去了电子文档保存的意义。
 
  (2)文档分类不明确,没有采用“双重备份”。计算机电子文档的归档工作是依据文档的归档范围和价值程度,将电子文档进行收集、筛选、分类并将其转化为“文件序列数字化档案”的过程。但是目前,很多企业没有将电子文档进行科学合理的类别分类和价值分类。另外,在保存工作上,重要的电子文档没有能够做到“双重备份”(即将电子文档备份到两块物理硬盘上或者一份电子文档备份到硬盘上,另一份电子文档备份到其他存储介质上)。这样,如果一旦计算机系统出现问题,特别是计算机硬盘损坏时,一些重要的电子文档就会遭遇丢失的危险。
 
  (3)缺乏专业的电子文档管理人才。计算机电子文档管理工作,不但要求管理人员具有专业的管理知识,而且要有较好的计算机操作能力,更重要的是管理人员需要耐心、认真和判断力。
 
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