企业为什么需要一个内容管理平台?

发布于:2017-01-10 15:58 来源:开始云 点击:
  什么是“内容管理平台”?
 
  不同行业的业务模式迥异,企业在信息化建设的时候,其切入点也不尽相同。但是我们会发现,企业信息化建设,管理好数据,最起码都会从业务数据、历史数据、主数据、内容管理、大数据,这五个方面入手。
 
文件管理软件
 
  数据有结构化数据和非结构化数据之分,其中“企业内容管理平台”主要管理的是“非结构化数据”。企业内容管理是在企业中用于获取、管理、存储、保留以及运用内容的技术、工具以及方法。最基本的ECM工具和策略允许组织对非结构化数据进行管理,例如各类电子文档、业务凭证扫描件、网页、CAD图纸、照片和音视频文件等。内容管理平台的重要性体现在非结构化数据在企业所有数据中所占的比重非常大、并且它们所起的业务价值也非常大。
 
  企业内容管理平台的价值意义
 
  “内容管理平台”与“档案管理系统”的区别和关系
 
  “档案管理系统”并不等同于“内容管理平台”,如果将“内容管理平台”比作一个柜子,那么“档案管理系统”就如同柜子中的某一层的一个特定的抽屉,这个特定抽屉,加了密码锁,专门用于存放贵重物品。就像柜子中这个被赋予指定功用的抽屉,“档案管理系统”只能按照国家档案法及企业档案管理相关规定,针对性地严格管理那些能称得上“档案”的少数非结构化数据。因此“内容管理平台”是一个综合平台,而“档案管理系统”是一个具体应用。如果企业建设了“内容管理平台”,当然也可以在其之上建设一个“档案管理系统”应用。
 
  “内容管理平台”与业务应用系统的关系
 
  此外,“内容管理平台”是一个技术平台,能够为平台上的其他业务应用系统提供数据管理与使用的能力支持。这里,我们把“内容管理平台”比作柜子,各个“业务应用系统”比作抽屉,就不合适了。我们去这个“抽屉”拿东西,东西却不是直接放在“抽屉”里的,“抽屉”只是一个入口,但我们伸手去“抽屉”里取的时候,却可以快速取到自己想要的东西。这是因为,更多的时候,文件数据是由各种“业务应用系统”通过调用“内容管理平台”提供的集成接口(API)进行自动存取的。如下图所示:
 
文档管理系统
 
  谈到“内容管理系统”与“业务应用系统”的连接与集成,需要至少考虑三个层面:内容支撑、内容沉淀、以及跨业务系统的内容利用。“业务应用系统”需要非结构化数据时能够便捷地从“内容管理平台”获取,这就叫“内容支撑”。能够高效、有序地确保业务应用系统里的非结构化数据录入到“内容管理平台”,这就叫“内容沉淀”。最后一点,做好“跨业务系统的内容利用”的设计也十分重要,例如,公司办公室的同志以word文档形式写了一份规章制度上传至“内容管理平台”,公司员工在办公门户网站上应该看到这份规章,而且最好是网页格式的,下载下来最好是pdf格式的,甚至还要打上公司水印。
 
  “内容管理平台”与“大数据平台”的区别和关系
 
  “大数据平台”与“内容管理平台”也容易让人混淆。数据价值的低密度是“大数据平台”的核心特征之一,这就决定了相应的管理手段是“粗放的”;而“内容管理平台”所管理的是高价值密度的非结构化数据,提供诸多精细的查找、操作、使用、集成、监控分析等功能。两者间的差异还体现在,“大数据”不全是非结构化的,既有大的非结构化数据,也有大的结构化数据。当然,两者间也是有关联的,主要体现在经过整理和提炼后的某些大的非结构化数据可能会交给内容管理平台进行管理。如下图所示:
 

 
  企业级的“内容管理平台”在企业整体信息化建设架构中是个不可或缺的部分。因此,企业在进行IT建设规划时,千万不要忘了“内容管理平台”这个重要的角色。功能强大,场景丰富的企业内容管理平台,有助于企业充分挖掘数据价值,连接与支持业务,节省运营成本,优化管理流程。
 
  或许你需要一个这样的企业内容管理平台
 
  开始云结合自身十多年的技术实践和丰富的成功案例经验,为企业提供了完整成熟的企业内容管理解决方案。开始云KASS企业内容管理系统,为企业搭建功能强大的文件数据存储共享平台,帮助解决企业海量文件存储、管理与使用等难题,方便了企业文件资料共享交流与高效使用,提升了业务处理效率。
 
  统一安全的存储与管理
 
  开始云KASS企业内容系统既支持私有化部署,也支持阿里云等主流云计算平台,以及混合云等部署模式。系统采用了多副本容灾备份技术与文件加密存储和传输技术,帮助客户管好文件,防止数据丢失。同时,通过设置严谨细致的权限管理体系,可多维度多层级地逐一设置权限,指导相关人员在职责明确的情况下,管理与使用技术文件。确保文件使用准确,操作安全,流转更加顺畅。
 
  高效丰富的文件使用功能
 
  开始云KASS企业内容系统功能丰富且强大,操作简单便捷,可以对文件数据进行在线修改、预览分享、文件搜索、版本管理、权限设置、流程管理、评论反馈、归档、日志报表管理、备份与恢复等系列功能操作。满足不同业务应用场景下的文件管理、协同分享、移动办公、纸质文档电子化管理等需求。大大完善了工作流程,为企业打造统一高效的企业文件办公平台。
 
  支持多种系统集成模式
 
  开始云KASS企业内容管理系统具备强大的应用集成能力,能够与第三方业务应用系统、外部门户、SaaS应用等进行集成。
 
  高拍仪集成:与高拍仪系统集成,提供OCR识别功能,通过扫描、识别、归档等,帮助用户将纸质文件、书籍等快速转换为电子文档。并归类存储至系统,实现文件电子化管理;
 
  第三方系统集成:支持与OA/ERP/EHR等系统进行无缝集成。让信息系统之间关联起来,让每个系统的文件数据最大化的连接与共享,击破信息孤岛。让文件数据更好地支撑不同的业务场景,创造更大的价值。
 
  邮件集成:与电子邮件系统成功集成,在系统内可直接收发邮件;
 
  钉钉、微信集成:支持移动办公场景,无缝集成钉钉、微信等移动应用,适配多种终端设备。随时随地,协同共享,快速使用,做好文件数据管理与维护,享受简单高效的移动办公体验。
 
  开始云,国内首家专业的企业内容管理解决方案提供商,专注于企业内容管理10余年。
 
 
 
上一篇:CEO梦创盛典,开始云获得”未来独角兽TOP30“奖项
下一篇:文档管理在IT行业的应用
最新文章
©Copyright 2016   开始云
客服
live chat
分享到:新浪微博微信QQ空间腾讯微博人人网