集团型企业如何快速搭建文件管理系统?

发布于:2016-12-28 17:34 来源:开始云 点击:
文件管理
 
  业务需求分析
 
  随着企业业务的扩大丰富,集团型企业产生了丰富的企业知识文档。大量的设计图纸、项目方案、工程合同等文件不仅记录了企业辉煌的历史发展历程,也承载着企业宝贵的历史知识经验。这些知识文档是企业最重要的知识资产,也是企业创新和发展的基础。然而如何做好企业文件管理与知识传承,却是企业不得不面对的难题。
 
  1. 文件存储分散,缺乏统一管理
 
  在日常运营与业务开展中,积累了海量的文件文档材料。缺乏系统有效的文件管理手段和方法,绝大多数的文档资料散落在员工的电脑上,或者随着项目完结,有些文件文档没有及时保存留档。造成了文档查找使用不便,或者因为人为误操作,重要资料损坏,或者莫名流失。
 
  2. 权限管理不明,威胁文件安全
 
  总公司与分公司、下属机构之间,部门与部门之间,以及各个员工之间,存在着复杂的关系,职责分工交错。基于文件的调取和使用,如果没办法明确各级各部门各员工的相应权限,很容易导致发生所需文件找不到、是否有权限获取、重要文件被任意修改删除等尴尬情况,甚至出现核心数据遭篡改,重要文件被外泄等安全事故,给企业带来不可挽回的破坏与损失。
 
  3. 大量纸质文档,需要电子化归档
 
  在企业过去的成长发展中,积累了大量的纸质文档文件。而在当前紧张繁忙的业务开展中,仍然在源源不断地产生纸质文档文件。这些文档文件有证书、资质文件、投标文件、流程文件、设计图纸、管理资料、联络表格、采购订单合同、客户材料、工作总结等,日积月累,数量相当客观。这些文件都需要通过电子化处理,转变为电子文件,以方便归档留存。
 
  4. 缺乏高效的公有文件共享平台
 
  由于集团型企业分支机构众多,分公司、办事处、经销网点遍布全国各地,业务往来错综复杂。导致企业文档资料的上传下达与流通分享等存在困难阻碍。耗费企业的内部的沟通管理成本,制约影响了企业业务正常开展。因此,迫切需要一个高效的共有文件共享平台,在共有文件存储、处理、协同、传输等方面,给员工带来更大的便利,提升共有文件获取与分享的效率。
 
  解决方案
 
  针对集团型企业的文件管理问题,开始云团队依托成熟的产品与服务,沉淀多年行业经验,结合了解与分析用户需求,针对性地提出了专业的解决方案。为集团型企业打造统一高效的企业文件管理平台。满足企业信息化系统平台化、文档安全统一存储、文件高效协同共享、纸质文档电子化管理等需求。
 
  1. 打造文档统一安全存储平台
 
  集中存储:基于开始云KASS企业内容管理系统产品内核,打造的统一的企业文件管理平台,将分散的文件文档资料,全面收集存储,实现统一管理;
 
  同步上传:文件自动同步上传,实时更新资源,确保企业文件安全,提升文件共享效率;
 
  存储加密:采用加密存储,防止文件外泄与非法扩散,保障企业核心数据安全;
 
  安全备份:数据库、文件备份还原,预防物理设备损坏危及数据与文件安全,历史文件记录与备份,防范人为无操作删除和恶意删除等风险。
 
  2. 标准化企业文件管理体系
 
  系统桌面:综合考虑员工办公场景,结合日常文件查找与使用习惯,为企业员工提供了清晰的系统桌面。简洁明确的界面引导,帮助员工轻易上手,清楚获取信息,快速操作。
 
  目录分类:采用文件夹树状结构与分类管理。按照业务类型、子公司、分公司、部门划分等差别进行文件夹目录结构设计。严格执行文件使用规范体系,明确管理维护体系文件的责任部门及人员,方便了文件的查阅和使用。
 
 
文件管理软件
 
  3. 高效强大的文件操作管理
 
  文件预览:支持包括Office、PDF等常见办公文件的在线预览功能。同时满足CAD图纸预览、大视频文件预览等特殊文件预览需求;
 
  文件水印:支持对office类,文本类,图片类,PDF日常办公文件,进行预览/打印时添加水印;转换PDF预览/导出PDF时附加水印;
 
  权限管理:为体系文件的管理设置了完善苛刻的权限管理体系。分为可见、创建文件、创建文件夹、预览、修改、打印、下载、删除、完全控制九大权限类型;
 
  版本管理:所有历史文件版本都会被永久保存,记录每个文件的修改与更新,版本信息一目了然,可随时查看还原;
 
  分享外链:支持对文件及文件夹,生成URL链接,并支持设置密码,访问次数,链接过期时间,权限,描述等操作。
 
  4. 多种系统集成模式
 
  钉钉、微信集成:无缝集成钉钉和微信,无需安装APP即可轻松实现包括文件管理、在线预览、移动搜索、审阅标注等移动端所有高频功能;
 
  邮件集成:与电子邮件系统成功集成,在系统内可直接收发邮件;
 
  高拍仪集成:与高拍仪系统集成,提供OCR识别功能,通过扫描、识别、归档等,帮助用户将纸质文件、书籍等快速转换为电子文档。并归类存储至系统,实现文件电子化管理;
 
  第三方系统集成:与OA/ERP/EHR等系统进行无缝集成。让信息系统之间关联起来,让每个系统的知识最大化的共享,击破信息孤岛。让企业文件更好地支持业务,创造更大的价值。
 
  5. 打造轻量企业文库,提高共享效率
 
  定制开发企业专属轻量共享文库应用,满足企业文化塑造传播与知识管理需要。设定游客权限与指定用户(系统外)权限,公开文件对所有用户开放,受控文件对有访问权限的用户开放。对外展示的共有产品资料、解决方案、设计图纸、销售信息等均可通过企业文库快速获取。链接到官网,更详尽地传递企业信息,展示企业面貌。
 
  总结
 
  基于开始云KASS企业内容管理系统帮助集团型企业搭建企业文件数据存储共享平台,既解决了海量文件存储与管理难题,也方便了各分支员工的文件共享交流,提升了业务处理效率。围绕“企业文件”的价值管理与挖掘,帮助集团型企业节省了运营成本,优化管理流程,让企业文件可以在各分公司、部门和人员之间快速流转,连接与支持业务,发挥最大的作用。
 
 
 
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