如何推进企业文档管理工作?

发布于:2016-12-23 17:52 来源:开始云 点击:
文件管理软件
 
  对于企业来说,文档是促进企业发展的重要信息资源。做好文件档案的归档管理,能够及时提供企业所需的第一手资料,促使企业的健康发展,提高企业的管理水平,也为企业运行机制的监督管理提供了必须的资料,有利于内外部的监督管理。因此,企业文档管理是一项必须抓好的制度性工作,但是如何推进、提高企业文档管理工作的业务水平是企业应该重视的一大问题。
 
  这些年,企业文档管理正面临的变化
 
  近年来,企业信息化建设经历着大踏步迈进,已将公司制度、财务、合同、销售、生产等环节管理起来。在这样的情况下,企业文档管理工作也发生着巨大的变化。
 
  文档载体的变化
 
  企业信息化建设促使文档从单一纸质化留存向电子化传递、处理转变。电子文件与纸质、磁盘、光盘相比,能获得更快的传递速度,承载更大的信息容量。同时,电子文件共享、阅读更方便,保存也不再受时间、距离、环境温湿度、防磁性等条件的限制。
 
  企业文档分类的变化
 
  在企业管理的过程中,纸质档案一般被分为人事、产品、会计、合同等档案,但是随着各类信息系统的集成使用,这些文档也逐渐被分散在管理系统中的模块和流程里,类目也随着工作目标随时设立和调整,文档归档类目也更加贴近生产、经营、管理,分类也更详细、科学和规范。
 
  文档保存归档的变化
 
  由于电子文档分散在各信息系统中,工作人员需要进入到企业信息集成系统中去掌握信息的核心部分。文档的保管也不再只是以卷盒和柜架为装具,更多的是经过员工处理过的企业文档信息,再以电子文档的形式保存。
 
  从以上变化来看,加快档案信息自动化系统建设是文档管理工作发展的新趋势。
 
  企业文档管理发展目标及推进
 
  对于一个企业来说,文档管理工作是其必需的日常性工作,是一项看似简单却又非常重要的工作,既是其他工作得以顺利进行的基础,又对整个企业运行起到了必要的监督、保障作用。那么,企业到底该如何推进文档管理工作呢?
 
  BOSS的知识管理意识
 
  文档管理的重要性不言而喻,一套文件管理系统,不仅记录着企业现行文件和档案规范化、系统化管理的轨迹,而且反映着企业经营管理和产品开发信息化的过程。因此,身为一个企业的BOSS,要对企业“知识”的重要性有一定高度的认知,要有积极推动“文档管理”落地的意识。
 
  文档管理系统
 
 
  提高文档标准化、规范化水平
 
  文档管理标准和规范是一个系统工程,要推进文档信息电子化建设,必须抓好文档标准化、规范化。新上线的文档管理系统在运行的同时,企业应针对该系统的运行制定相应的管理措施,并将具体制度落实到整个工作流程中,明确责任,提出要求,确保系统的顺利运行。
 
  确保数据的真实、及时、完整
 
  无论是企业制度文件、研发文件还是业务方案文件,它们都会随着企业制度、产品或者客户需求的变动而变动。这些文件如不及时更新,就会造成信息数据与实际不符的情况,也会造成信息传递的不一致,不及时而耽误工作进度,或者造成企业损失。那么,企业各部门均要想办法确保信息数据的真实性和及时性,才能充分发挥文档管理的作用。
 
  加强培训,提高业务水平
 
  文件管理系统上线以后,企业一方面要加强文档归档信息电子化的相关业务培训,增强相关工作人员的业务水平;另一方面要改进管理体制,引入激励机制,以激励促活力谋发展。
 
  总之,企业文档管理电子信息化是当今文档管理发展的趋向,也是实现现代化管理的重要组成部分。努力推进企业稳定那个管理工作的电子信息化发展,提高管理水平,改革管理体制,增强人员素质,是提升管理效率的重要途径。
 
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